Een restaurant krijgt elke week facturen van de groothandel, de slager, de drankleverancier en de schoonmaker. Een installateur verzamelt bonnetjes van de bouwmarkt in het busje. Al die papieren en pdf’s moeten in de administratie: leverancier, datum, bedrag en btw overtypen en de factuur bewaren. Factuur-OCR neemt het overtypen over, maar niet het nadenken.
Dit artikel gaat over facturen die je ontvangt. Voor de facturen die je zelf verstuurt, zie facturatie automatiseren van factuur tot betaling.
Wat OCR is en wat AI eraan toevoegt
OCR staat voor optical character recognition: software die tekst herkent in een scan, foto of pdf. Klassieke OCR levert alleen losse tekst op. Het lastige deel is weten welk getal het totaal is, welk het btw-bedrag en welke datum de factuurdatum. Daar helpt AI: het model herkent de opbouw van een factuur, ook als elke leverancier een andere opmaak gebruikt.
Het resultaat is een voorstel: een ingevulde inkoopboeking met leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw. Iemand bekijkt dat voorstel en keurt het goed.
Hoe zo’n proces loopt
- Binnenkomen: facturen komen binnen via een vast e-mailadres, of je maakt een foto van een bonnetje met je telefoon.
- Uitlezen: de software haalt leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, btw en IBAN uit het document.
- Herkennen: de leverancier wordt gekoppeld aan een bestaande relatie, met de grootboekrekening die je de vorige keer gebruikte.
- Controleren: rekenregels en vergelijkingen met eerdere facturen zoeken naar afwijkingen.
- Goedkeuren: een medewerker bekijkt het voorstel naast het origineel en keurt goed of past aan.
- Doorzetten: de boeking gaat naar je boekhoudpakket en het document wordt bewaard.
Wat goed gaat
- Digitale pdf’s van vaste leveranciers: nette documenten met een vaste opmaak worden meestal goed gelezen.
- Terugkerende facturen: huur, telefoon en software komen elke maand in dezelfde vorm binnen.
- Leveranciers herkennen: na een paar facturen weet het systeem welke relatie en welke rekening erbij horen.
- Zoeken: alle documenten staan doorzoekbaar op één plek, in plaats van in een schoenendoos of mailmap.
Wat niet goed gaat
Hier zit het verschil tussen een demo en de praktijk. Reken op deze lastige gevallen:
- Bonnetjes: verfrommeld, verbleekt of scheef gefotografeerd. Thermisch papier vervaagt bovendien na verloop van tijd.
- Meerdere btw-tarieven: een bon van de groothandel met producten tegen verschillende tarieven moet goed worden gesplitst.
- Creditnota’s: een negatief bedrag dat als gewone factuur wordt gelezen, draait je administratie om.
- Buitenlandse facturen: andere datumnotaties, valuta en verlegde btw.
- Meerdere facturen in één pdf: of een factuur met een pakbon erachter.
- Handgeschreven aantekeningen: zoals een korting die de leverancier er met pen bij heeft gezet.
Controles die je inbouwt
Een uitgelezen factuur is een voorstel, geen feit. Goede controles vangen de meeste fouten voordat ze in je boekhouding staan. Meer over het controleren van AI-uitvoer in het algemeen lees je in AI-output verifiëren.
Rekenregels
- Optelling: tellen de regels en de btw op tot het totaal?
- Btw-tarief: past het tarief bij wat deze leverancier normaal rekent?
- Btw-nummer: heeft het nummer een geldige opbouw?
Vergelijken met eerder
- Dubbele facturen: hetzelfde factuurnummer van dezelfde leverancier komt niet twee keer door.
- Gewijzigd IBAN: staat er een ander rekeningnummer dan bij eerdere facturen, laat iemand dat dan altijd telefonisch nagaan. Dit is een bekende vorm van factuurfraude.
- Ongebruikelijk bedrag: een factuur die veel hoger is dan normaal krijgt extra aandacht.
Twijfelt het systeem, dan moet dat zichtbaar zijn. Een veld waarvan de software niet zeker is, hoort gemarkeerd te staan, zodat de medewerker weet waar hij moet kijken.
Is het de moeite waard?
Reken het uit met je eigen cijfers. Tel een maand lang hoeveel inkoopfacturen en bonnetjes je verwerkt en hoeveel tijd elk document kost. Zet daar de tijd voor controle tegenover, want die blijft. Hoe meer documenten van dezelfde leveranciers, hoe groter het verschil.
In de software van Vorlyo is het uitlezen van documenten een taak van de AI-assistent: die doet het voorstel, jij keurt goed. Het hangt aan dezelfde leveranciers en projecten als de rest van je administratie. Een overzicht van de branches waarvoor we software maken staat op software per branche.
Veelgestelde vragen
Moet ik het papieren bonnetje bewaren na het scannen?
Dat hangt af van je situatie. De Belastingdienst stelt voorwaarden aan het digitaal bewaren van papieren documenten. Vraag je boekhouder wat voor jou geldt.
Werkt het ook met foto’s van de telefoon?
Ja, mits de foto scherp is en het hele bonnetje erop staat. Een vlakke ondergrond en goed licht maken veel verschil.
Kan ik goedkeuren overslaan bij vaste leveranciers?
Dat kan voor terugkerende facturen met een vast bedrag, mits de controles op bedrag, IBAN en dubbele facturen blijven draaien. Begin met alles controleren en versoepel pas als het een tijd goed gaat.
Welke boekhoudpakketten worden ondersteund?
De gangbare pakketten hebben een koppeling waarmee inkoopboekingen en documenten kunnen worden doorgezet. Welke koppeling past, bespreken we in de intake.