Factureren is voor veel mkb-bedrijven werk dat blijft liggen tot het einde van de maand. Dan worden uren opgezocht, werkbonnen overgetypt en facturen één voor één opgemaakt. Daarna begint het nabellen. Automatiseren gaat hier niet om een mooiere factuur, maar om minder stappen tussen klaar zijn met het werk en het geld op je rekening.
Dit artikel gaat over de facturen die jij verstuurt. Voor facturen die je zelf ontvangt van leveranciers, zie inkoopfacturen automatisch uitlezen met OCR.
Waar de factuur vandaan komt
De grootste winst zit vóór de factuur. Als de gegevens al in je systeem staan, hoeft niemand ze over te typen. Per branche ziet dat er anders uit:
- Installateur: de getekende offerte en de afgeronde werkbon met uren en materialen vormen samen de factuur.
- Uitzendbureau: goedgekeurde urenbriefjes worden per opdrachtgever en per week gefactureerd.
- Yogastudio: abonnementen en rittenkaarten worden periodiek gefactureerd of vooraf betaald.
- Autobedrijf: de werkorder met onderdelen en arbeid wordt bij het ophalen van de auto de factuur.
Hoe de offerte zelf ontstaat en getekend wordt, staat in offertes automatiseren van aanvraag tot handtekening.
Wat er op een factuur moet staan
Automatiseren helpt ook om fouten te voorkomen. De Belastingdienst noemt een vaste lijst gegevens die op een factuur horen, zoals een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, je btw-identificatienummer, een omschrijving van de levering of dienst, het btw-tarief en het btw-bedrag. Als de software die gegevens uit je instellingen en de klantkaart haalt, vergeet je ze niet.
Werk je met klanten in andere EU-landen, dan kan de btw verlegd zijn. Laat de software dat per klant bepalen in plaats van het bij elke factuur zelf uit te zoeken. Twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan na bij je boekhouder.
Betalen via een link
Een factuur met een betaallink wordt meestal sneller betaald dan een factuur met alleen een rekeningnummer. De klant hoeft niets over te typen en de betaling komt automatisch op de juiste factuur terecht. Jij hoeft geen bankafschriften meer naast je facturen te leggen.
- Bij de factuur: de betaallink staat in de e-mail en op de pdf.
- Na betaling: de factuur staat direct op betaald, met datum en bedrag.
- Gedeeltelijk betaald: het openstaande bedrag blijft zichtbaar, zodat de herinnering klopt.
Herinneringen die zichzelf versturen
Nabellen is werk dat niemand graag doet. Met vaste herinneringsstappen gebeurt het altijd, op dezelfde vriendelijke toon.
- Kort voor de vervaldatum: een korte melding dat de factuur bijna vervalt, met de betaallink.
- Na de vervaldatum: een eerste herinnering.
- Een week later: een tweede herinnering met een duidelijkere toon.
- Daarna: een taak voor een medewerker om contact op te nemen, of een aanmaning volgens je eigen afspraken.
Hoe dit precies werkt in onze software, lees je op de pagina factuuropvolging automatiseren.
Koppeling met de boekhouding
Facturen maken in het ene systeem en boeken in het andere is prima, zolang er niets overgetypt hoeft te worden. Een koppeling zet verkoopfacturen en betalingen automatisch door naar je boekhoudpakket, zoals Moneybird, Exact Online of e-Boekhouden.
Waar je op let
- Eén richting: bepaal welk systeem leidend is voor klantgegevens, anders overschrijven ze elkaar.
- Grootboek en btw: controleer na de eerste week of omzet en btw op de juiste rekeningen landen.
- Bewaren: je administratie, ook facturen, moet je in principe zeven jaar bewaren. Zorg dat de pdf’s ergens blijven staan.
Een voorbeeld: BillingFlow
BillingFlow is een jong softwarebedrijf dat factureren eenvoudig wilde maken voor freelancers en het mkb. Ons team ontwikkelde de software erachter: van factuur maken tot betaald krijgen, met de juiste btw voor Nederland en Europese klanten, direct online betalen vanuit de factuur, automatische herinneringen en een overzicht van wat er binnenkomt en wat nog openstaat. Het hele verhaal lees je in de case van BillingFlow.
Dezelfde onderdelen zitten in de software die we per branche maken. Daar hangen ze aan je offertes, werkbonnen en klanten. Klanten kunnen hun facturen ook terugvinden in een klantportaal voor je bedrijf.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn huidige factuurnummering doorzetten?
Ja. De nummering moet opeenvolgend blijven, dus je begint in het nieuwe systeem met het volgende nummer na je laatste factuur.
Moet ik stoppen met mijn boekhoudpakket?
Nee. Facturatie in je software en boeken in je boekhoudpakket gaan prima samen, zolang er een koppeling is die facturen en betalingen doorzet.
Werken automatische herinneringen niet onvriendelijk?
Dat hangt af van de toon en de timing. Een korte, vriendelijke melding met een betaallink wordt meestal als service ervaren. Je bepaalt zelf de teksten en momenten.
Kan ik terugkerende facturen automatisch versturen?
Ja. Abonnementen en vaste bedragen kun je periodiek laten factureren, met dezelfde betaallink en herinneringen als andere facturen.