Custom software bouwen is aantrekkelijk, maar een bestaande SaaS-tool is vaak goedkoper en sneller wanneer die het kernproces goed ondersteunt. Hier is een beslisboom van een bureau dat ook maatwerk bouwt.
Begin altijd bij kopen
De default zou moeten zijn: koop SaaS. Bouw alleen als geen tool past. Waarom?
- Time-to-value: SaaS draait morgen. Custom 6 weken later.
- Onderhoud bij iemand anders: updates, security, hosting — niet jouw probleem.
- Bewezen aanpak: SaaS-makers hebben 1000 klanten geleerd, jij krijgt die intelligentie gratis.
- Voorspelbare kosten: €X/maand. Geen scope-creep, geen onderhouds-verrassingen.
Stelregel: Als je SaaS-tool 80% van wat je nodig hebt al doet, gebruik 'm. Ga niet bouwen om die laatste 20%.
Wanneer wel bouwen
Custom software is de juiste keuze als:
- Het je core-onderscheid is — software wat jouw bedrijf anders maakt dan concurrenten.
- SaaS-tools passen niet — workflow is zo specifiek dat geen tool 50%+ aansluit.
- Volume maakt SaaS duur — €5/user/mnd × 200 users = €12k/jaar. Dat is custom-budget.
- Data-soevereiniteit is kritiek — compliance of vertrouwelijkheid eist eigen stack.
- Je integreert 5+ systemen die geen standaard koppelingen hebben.
Concrete voorbeelden
Uit recente projecten:
- Hotel late check-in: custom gebouwd. Geen SaaS doet dit voor onafhankelijke hotels. ROI in 8 maanden.
- Boekhouding: we adviseerden Moneybird i.p.v. custom. €30/mnd, 2 weken setup, klaar.
- Klant-CRM: custom. Klant had 4 SaaS-tools naast elkaar. Eén custom dashboard verving alles.
- Newsletter: we adviseerden Mailchimp. Bouwen kost meer dan €600/jaar aan licenties.
Cijfers: custom software break-even punt vs SaaS ligt typisch tussen €8.000 — €25.000 investering, met TCO-voordeel na 18-36 maanden — afhankelijk van volume en complexiteit.
Conclusie
Bouwen is niet beter dan kopen — het is anders. Maak de keuze op basis van strategische impact, niet op gevoel. Een goed gesprek met je agency hoort daarin niet te leiden tot een quote — het hoort te leiden tot een eerlijk advies.