Software bouwen of kopen: zo reken je het door

Bouwen of kopen wordt vaak beslist op de eerste offerte of het eerste maandbedrag. Dat is begrijpelijk, maar software gebruik je jaren. Een pakket dat in maand één goedkoop is, kan in jaar drie duur zijn geworden. Een eigen systeem dat veel kost om te bouwen, kan je jaren later nog vastzetten bij één ontwikkelaar.

Dit artikel geeft je vier invalshoeken om de keuze voor de lange termijn te maken. Wil je eerst snel nagaan of een pakket überhaupt bij je werkwijze past, begin dan met de checklist voor standaardpakket of maatwerk.

Totale kosten over een paar jaar

Zet beide routes naast elkaar over dezelfde periode, bijvoorbeeld drie of vijf jaar. Neem dan niet alleen de zichtbare bedragen mee, maar ook de kosten die in uren zitten.

Bij kopen

• Licenties: vaak per gebruiker of per vestiging. Reken met het team dat je over drie jaar verwacht, niet met het team van nu.
• Extra modules en hogere abonnementen: functies die je later nodig hebt, zitten soms alleen in een duurder abonnement.
• Programma’s ernaast: als het pakket iets niet kan, komt er een tweede of derde abonnement bij, plus een koppeling tussen die twee.
• Omwegen: de uren die je team kwijt is aan overtypen, exporteren en handmatig controleren. Die staan op geen factuur, maar kosten wel geld.

Bij bouwen

• De bouw zelf: ontwerp, ontwikkeling, testen en het overzetten van bestaande gegevens.
• Hosting en beveiliging: servers, back-ups, certificaten en het bijhouden van beveiligingsupdates.
• Onderhoud: browsers, besturingssystemen en gekoppelde diensten veranderen. Software die niet wordt bijgehouden, veroudert.
• Nieuwe wensen: na de eerste versie komen er altijd aanpassingen. Reserveer daar ruimte voor.

Eigenaarschap van je gegevens

Je klanten, afspraken, orders en facturen zijn het geheugen van je bedrijf. Vraag daarom bij elke route:

• Kun je alles exporteren? In een bruikbaar formaat, inclusief historie, en niet alleen een lijst met namen.
• Wat gebeurt er na opzeggen? Hoe lang blijven je gegevens beschikbaar en worden ze daarna aantoonbaar verwijderd?
• Waar staan de gegevens? Werkt de leverancier met persoonsgegevens namens jou, dan heb je onder de AVG een verwerkersovereenkomst nodig. Vraag die op.
• Wie mag erbij? Kun je zelf rechten per medewerker instellen en zien wie wat heeft gewijzigd?

Bij een eigen systeem lijkt dit vanzelf goed te zitten, maar ook dan moet het geregeld zijn: wie beheert de database, wie maakt back-ups en wie heeft de toegangsgegevens?

Hoe afhankelijk word je?

Afhankelijkheid is er altijd. De vraag is van wie, en hoe makkelijk je eruit komt.

• Bij een pakket: de leverancier bepaalt prijs, voorwaarden en functies. Prijsverhogingen of het schrappen van een functie overkomen je.
• Bij eigen bouw: je wordt afhankelijk van de partij of de ene ontwikkelaar die de code kent. Vertrekt die, dan moet iemand anders zich inwerken.
• Bij software per branche: je deelt de basis met andere bedrijven in je branche, en de leverancier is verantwoordelijk voor hosting, updates en support.

Maak het concreet: stel jezelf voor dat je over twee jaar wilt overstappen. Wat neem je mee, hoeveel werk is dat en wie helpt je erbij? Het antwoord zegt meer dan de brochure.

Wie bepaalt de doorontwikkeling?

Je bedrijf verandert. Er komt een vestiging bij, een nieuwe dienst, een andere manier van plannen. De software moet meebewegen.

• Bij een pakket wacht je tot de leverancier je wens oppakt. Past die niet in hun plannen, dan komt die er niet.
• Bij eigen bouw bepaal je zelf wat er gebeurt, maar betaal je ook elke verandering zelf.
• Bij software per branche komen verbeteringen die voor de hele branche gelden voor iedereen tegelijk, en wordt jouw inrichting op je eigen werkwijze bijgesteld.

Het raamwerk in vijf vragen

1. Hoe specifiek is het proces? Overal hetzelfde: kopen. Je onderscheid: verder kijken.
2. Wat kost elke route over drie tot vijf jaar? Inclusief licenties bij groei, programma’s ernaast, onderhoud en omweguren.
3. Kun je met al je gegevens vertrekken? Zo niet, weeg dat zwaar mee.
4. Van wie word je afhankelijk, en hoe kom je los? Leverancier, ontwikkelaar of een partij met meerdere klanten in je branche.
5. Wie bepaalt wat er volgend jaar verandert? Jij, de leverancier, of samen.

Vorlyo levert de middenweg: software per branche die al draait en op jouw bedrijf wordt ingericht, met een eenmalige investering voor de inrichting en daarna een vaste maandelijkse licentie voor hosting, updates en support.