“Iets met AI” is te vaag om mee te beginnen. Concreter wordt het als je per bedrijfsproces kijkt welk werk terugkeert, waar de informatie vandaan komt en welke beslissing er aan het eind valt. Hieronder lopen we vijf processen langs die in bijna elk mkb-bedrijf voorkomen. Per proces staat wat AI kan doen en wat je team blijft doen.
Eén vuistregel komt bij elk proces terug: AI mag voorbereiden, sorteren en voorstellen, maar een beslissing die geld kost, iets belooft of iemand persoonlijk raakt, neemt een medewerker. Hoe strak je die grens trekt, verschilt per proces.
Klantcontact
Hier zit voor de meeste zaken de grootste stroom terugkerend werk. Een yogastudio krijgt dezelfde vragen over het rooster, een hotel over inchecktijden en parkeren, een autobedrijf over de status van een onderhoudsbeurt.
Wat AI kan doen
- Vragen beantwoorden: uit je eigen gegevens, zoals openingstijden, prijzen, beschikbaarheid en de status van een afspraak.
- Afspraken vastleggen: een vrij moment voorstellen en boeken, via WhatsApp of de telefoon.
- Samenvatten: na een gesprek de kern en het vervolg vastleggen voor een collega.
Wat je team blijft doen
Klachten, afwijkende verzoeken en alles waar een toezegging bij hoort. Een goede assistent herkent zo’n vraag en zet die door. In onze software doen de AI-assistent op WhatsApp en de AI-telefoonassistent dit werk, met een medewerker als vangnet.
Administratie
Administratie draait om gegevens die al ergens staan maar overgetypt, gecontroleerd of opgevolgd moeten worden. Een installateur met tientallen inkoopfacturen per maand of een uitzendbureau met urenbriefjes kent het.
Wat AI kan doen
- Gegevens uitlezen: leverancier, datum, bedragen en btw uit een factuur of bon halen en klaarzetten voor je boekhouding.
- Afwijkingen signaleren: een dubbele factuur of een bedrag dat sterk afwijkt van eerdere facturen van dezelfde leverancier.
- Herinneringen opstellen: een betalingsherinnering in de juiste toon, op basis van de vervaldatum.
Wat je team blijft doen
Boeken, betalen en de btw-aangifte. AI zet klaar, een mens keurt goed. Voor het opvolgen van openstaande facturen is vaak geen taalmodel nodig: vaste regels in je software doen dat betrouwbaarder. Zie factuuropvolging automatiseren.
Verkoop en opvolging
Veel omzet gaat niet verloren door een slecht aanbod, maar doordat een aanvraag of offerte blijft liggen. Een schilder die ’s avonds offertes uitwerkt of een autobedrijf met proefritaanvragen via drie kanalen herkent dat.
Wat AI kan doen
- Aanvragen ordenen: een binnenkomende aanvraag samenvatten, ontbrekende gegevens navragen en bij de juiste persoon leggen.
- Een offerte voorbereiden: een concept opstellen uit je eigen prijslijst en standaardteksten.
- Opvolgen: een bericht sturen als een offerte na een afgesproken termijn nog openstaat.
Wat je team blijft doen
De prijs, de korting en de afspraak met de klant. Een offerte gaat pas de deur uit na goedkeuring van een medewerker. Hoe zo’n offerteproces in software werkt, lees je bij offertesoftware laten maken.
Planning
Planning is puzzelwerk met veel vaste regels: wie is beschikbaar, wie heeft welke bevoegdheid, hoeveel tijd kost een klus. Een kapsalon met wisselende werkdagen of een restaurant met piekavonden heeft er elke week mee te maken.
Wat AI kan doen
- Een voorstel maken: een rooster of dagplanning opstellen op basis van beschikbaarheid en verwachte drukte.
- Wijzigingen verwerken: een ziekmelding of afzegging omzetten in een aangepast voorstel en de betrokkenen informeren.
- Vragen beantwoorden: medewerkers laten opvragen wanneer ze ingeroosterd staan.
Wat je team blijft doen
Het rooster vaststellen. Wie wanneer werkt, raakt mensen direct, en daar horen afspraken en arbeidsregels bij die een planner beter weegt dan een model. Onze uitbreiding personeelsplanning werkt vanuit dezelfde agenda als de rest van je software.
Marketing
Marketing is het proces waar AI het meest zichtbaar is, en waar de kwaliteit het snelst wegzakt als niemand meeleest.
Wat AI kan doen
- Een eerste versie schrijven: een nieuwsbrief, een bericht voor sociale media of een tekst voor een nieuwe behandeling.
- Vertalen: een tekst omzetten naar een tweede taal, als basis voor iemand die die taal beheerst.
- Reviews opvolgen: een conceptreactie op een review voorstellen.
Wat je team blijft doen
De toon, de feiten en de keuze wat je publiceert. Een tekst over je eigen zaak moet kloppen: prijzen, openingstijden en wat je wel en niet aanbiedt. Het verzamelen van reviews zelf kan zonder AI, met een vast verzoek na een bezoek via reviews verzamelen.
Waar begin je?
Kies het proces waar het meeste werk blijft liggen en waar de informatie al goed vastligt. Voor de meeste zaken is dat klantcontact. Hoe je de eerste stap zet, staat in het stappenplan voor je eerste AI-automatisering. Wil je vastleggen wie wat controleert, lees dan menselijke controle in AI-werkprocessen. Een overzicht van wat de AI-assistent in onze software doet, vind je op de productpagina.